Cuentas
ACTIVO CIRCULANTE
CAJA
En esta cuenta se registrará el dinero en efectivo, en cheque y boletos de tarjetas de crédito que entren en la empresa. Se abonará al depositar en el banco los ingresos recibidos y los pagos en efectivo.
Generalmente Caja tiene una cuenta auxiliar denominada Caja Chica que se emplea para registrar los pequeños desembolsos en efectivo.
BANCOS
Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las denominadas cuentas corrientes bancarias. Con los Bancos se suelen realizar diversas operaciones, no siempre en dinero, en cuyo caso la cuenta que controle esa operación deberá complementarse con un apellido.
Por ejemplo: Banco Cuenta Giros al Cobro, Banco Cuenta Giros Descontados.
EFECTOS POR COBRAR
La emplearemos para controlar determinados documentos debidamente formalizados que representen créditos a favor de la empresa. Los documentos negociables más importantes que se controlan por intermedio de esta cuenta son los denominados letras de cambio o giros y los pagarés. Para que sean registrados en esta cuenta deben haber sido aceptados por sus deudores. Esto significa reconocer una deuda y comprometerse a cancelarla a su vencimiento o a la vista.
CUENTAS POR COBRAR
Para controlar los créditos a favor de la empresa, no reconocidos por medio de la aceptación de letras de cambio o pagarés sino por medio de facturas emplearemos Cuentas por Cobrar.
INVENTARIOS DE MERCANCIAS
Como su nombre lo indica, la cuenta Inventarios de Mercancías o simplemente Inventarios, la emplearemos para reflejar el valor de las mercancías propiedad de la empresa adquiridas o producidas con la intención de venderlas.
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
El nombre de la cuenta nos dice que movilizaremos la misma para agrupar todas aquellas cantidades que hemos pagado por anticipado a cuenta de futuros gastos. Existen ciertos contratos o circunstancias que nos obligan a emplear esta cuenta. Por ejemplo las pólizas de seguros se suelen pagar por adelantado y no será justo que carguemos como gastos del mes los desembolsos efectuados dentro del mes, pero que corresponden a meses sucesivos. Algunas de las cuentas auxiliares que forman este grupo son:
- Seguros Pagados por Anticipado
- Intereses Pagados por Anticipado
- Impuestos Pagados por Anticipado
INVERSIONES A LARGO PLAZO
Están constituidas por cuentas que representan inversiones a largo plazo o de carácter permanente, en títulos valores, bienes inmuebles (no usados por la empresa) cuentas de participación, préstamos y, en todo caso, las acciones en empresas filiales o afiliadas.
ACTIVO FIJO
Esta constituido por cuentas que representan activos de carácter permanente destinados a la producción de bienes y servicios. Sus componentes más importantes deben separarse por rubros, tales como:
TERRENOS
La cuenta terrenos (dentro del activo fijo) significa el valor de la tierra, donde tenemos instalada nuestra empresa y donde se han levantado las edificaciones (Edificios, plantas comerciales o industriales, etc.).
La cuenta Terrenos (dentro del activo, en el grupo de Inversiones) significa el valor de los terrenos adquiridos por la empresa para futuras expansiones, para rentarlos o bien con fines de especulación a corto o a largo plazo.
EDIFICIOS
Cuando la incluimos dentro del activo fijo, representa el valor de construcción de los edificios, plantas comerciales o industriales, etc., que sean empleados por la empresa para la producción de bienes o servicios.
Cuando son incluidos en el grupo de inversiones, significa el valor de los edificios adquiridos para futuras expansiones, para rentarlos o bien con el fin de especular a corto o largo plazo.
MAQUINARIA
En las empresas de tipo industrial (fabricación de productos) y en determinadas empresas de servicios, como por ejemplo: producción de energía eléctrica, etc., empleamos la cuenta Maquinaria para controlar los diversos tipos de máquinas empleadas en la producción de bienes y servicios.
MUEBLES Y ENSERES
La cuenta Muebles y Enseres, también denominada Mobiliario, la emplearemos para controlar las mesas, sillas, archivos, etc., usadas en las diversas oficinas de loa empresa.
EQUIPOS DE OFICINA
Debido, primero a la mecanización y actualmente a la computarización de los sistemas administrativos y como consecuencia del elevado costos de estos equipos, (los cuales, en algunos casos, como los equipos de computación, tienen una vida muy limitada a consecuencia de los cambios rápidos en su tecnología) se ha hecho necesario abrir la cuenta Equipos de Oficina que controlará la inversión en co0mputadoras, calculadoras, procesadores de palabras, máquinas de escribir, fotocopiadoras, etc.
PATENTES
Las patentes representan los derechos otorgados a una persona, natural o jurídica, a nivel nacional o internacional, con carácter de exclusividad, para su explotación o venta, por un determinado número de años. (En nuestro país 15 años).
MARCAS DE FABRICA
Estas se emplean para procurar mantener los aspectos distintivos de los productos de una empresa. Proporcionan a sus propietarios derechos de exclusividad para el uso, explotación o venta de la marca.
PLUSVALIA O FONDO DE COMERCIO
El término plusvalía se aplica para indicar el excedente o diferencia entre el valor pagado en la compra de una empresa y el valor independiente de sus activos tangibles e intangibles.
GASTOS DE CONSTITUCION DIFERIDOS
En la constitución y legalización de una empresa se suelen incurrir en una serie de desembolsos, los cuales, si son de cierta relevancia con relación a los ingresos de esa empresa, no deberán cargarse al primer período, sino diferirlos para ser repartidos en varios períodos futuros. Los gastos de constitución se realizan con la intención de que la causa que los motivó la creación de la empresa, generara ingresos.
GASTOS DE DESARROLLO
Antes de la empresa comenzar a realizar operaciones que generen ingresos, necesita de un lapso, denominado preoperatorio, en el cual se incurrirá en una serie de gastos. En esta etapa, parecería ilógico mostrar unas pérdidas, cuando la empresa aún no ha comenzado su etapa operacional. En consecuencia se considera que los ingresos que se pudieran obtener en el futuro se podrían asociar con los gastos preoperatorios ocasionados para obtenerlos. Por lo tanto, los gastos de desarrollo preoperatorios pueden diferirse.
MEJORAS EN INMUEBLES ARRENDADOS
Cuando una empresa alquila un terreno, edificio, locales comerciales, etc., es normal que trate de acondicionarlos de acuerdo a sus necesidades, lo cual le ocasionará una serie de desembolsos que beneficiarán a períodos futuros.
Por otra parte, en algunas ocasiones, para obtener el contrato de arrendamiento, bien sea por la situación de la propiedad que se desea alquilar o por cualquier otra circunstancia, se cancela una determinada cantidad por anticipado. Estos gastos no deben cargarse al período en que se realizan, será necesario diferirlos, salvo que su monto sea tan insignificante que no lo ameriten.
Como dijimos en la primera parte del trabajo, las cuentas de orden son cuentas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente. Entre las más comunes se encuentran:
DEUDORAS
BANCO CUENTA GIROS AL COBRO
Es la cuenta que representa la cantidad de efectos o giros que se encuentran al cobro en los bancos.
MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN
Son mercancías que podemos obtener sin ningún costo, luego al venderlas incurrimos en obligaciones con dicho proveedor.
ACREEDORAS
GIROS AL COBRO EN BANCOS
Esta cuenta representa los efectos o giros enviados al banco para que efectúe su cobro, pero que aún no han sido cobrados.
PASIVO
EFECTOS Y CUENTAS POR PAGAR
Tienen la misma naturaleza de los efectos y cuentas por cobrar, pero, por supuesto, en lugar de controlar los créditos a favor de la empresa, estas cuentas controlarán deudas de la empresa.
GASTOS ACUMULADOS
Forman parte de un grupo ciertas obligaciones de la empresa no canceladas por razones de contratos, costumbres comerciales o ciertas eventualidades
- Impuestos pendientes de pago
- Sueldos devengados por pagar
- Gastos diversos por pagar
HIPOTECAS POR PAGAR
Una hipoteca representa un derecho real que se constituye sobre un bien inmueble a favor de un acreedor para garantizar una deuda, permaneciendo el bien en poder del deudor. Este tipo de operaciones se controlarán por intermedio de la cuenta Hipotecas. Si las hipotecas son a nuestro favor serian hipotecas por cobrar, pero en este caso, y esta de más decirlo, no se presentará en el pasivo sino en el activo. Si se presentara el caso de una Hipoteca por pagar (porción circulante), esta se colocará no en el pasivo a largo plazo sino en el pasivo circulante.
APARTADOS
Existen distintos tipos de apartados, pero todos están constituidos por cuentas que representen montos estimados de gastos cargados a las operaciones de uno o más ejercicios precedentes y destinados a reflejar las obligaciones de carácter eventual o contingente que mantienen la empresa tales como prestaciones sociales, garantías otorgadas a terceros, litigios pendientes, etc.
CREDITOS DIFERIDOS
Todas las cuentas que representan los créditos diferidos, como lo son los Intereses cobrados por anticipado, los Alquileres cobrados por anticipado y las utilidades o ingresos diferidos, representan ingresos recibidos por la empresa y cuyos efectos son atribuidos a futuros ejercicios.
CAPITAL SOCIAL
Es la parte de los bienes aportada por los accionistas. El capital se puede formar de acciones comunes o de acciones preferidas. En el balance general se le debe restar al capital social la cuota no pagada del mismo.
SUPERÁVIT
El término superávit significa exceder, sobrar, residuo y, en general, la parte sobrante después de satisfacer un uso o necesidad.
El superávit es el termino más apropiado para las utilidades no distribuidas, pero que por supuesto están sujetas a serlo. Puede provenir de: a) operaciones normales - superávit operacional-; b) operaciones relacionadas con los aumentos del capital – ganancias en la emisión de acciones – superávit de capital-; c) por donaciones – superávit por donación-; d) por revalorizaciones de activos – superávit por revalorización de activos.
RESERVAS
Las reservas representan utilidades retenidas para el fortalecimiento económico de la empresa o bien para un fin determinado como podría ser:
Reservas Legales
Las leyes de una nación pueden establecer que determinados entes, si obtienen utilidades, deberán apartar una determinada cantidad de esas ganancias para la creación de una reserva. Es decir, prohibir el reparto total de esas utilidades.
En Venezuela, el Código de Comercio, exige que de las ganancias netas que obtengan las Sociedades Anónimas deberán apartar el 5% para la formación de una cuenta de reservas, hasta que esta cuenta alcance el 10% de su Capital Social.
Reservas Estatutarias
Que se rigen por estatutos, por los contratos que aceptan los accionistas y que regulan la vida de la sociedad.
Reservas Voluntarias
Los accionistas de una sociedad, pueden por voluntad propia apartar una parte de las ganancias para reservas con distintos fines.
- Cuentas que conforman el Estado de Ganancias y Perdidas.
En este rubro existen muchas cuentas que a nuestro parecer están de más describir dado que su nombre encierra casi por completo su concepto, tales como: Ventas, Compras, Devoluciones en ventas, descuentos en ventas, etc.,- trataremos de explicar de forma resumida las cuentas que pensamos contienen una mayor complejidad.
GASTOS DE VENTAS
Controlará todos los costos ocasionados por la venta de los bienes o servicios realizados por la empresa.
Se desglosan en tantas cuentas auxiliares como tipos de gastos o costos deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de Propaganda, Comisiones, viáticos. La propaganda a su vez se desglosa en Televisión, Radio, Cine y Prensa.
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
Los gastos de administración son de la misma naturaleza que la cuenta anterior, pero en este caso controlará los costos ocasionados por concepto de administración. También se puede y debemos dividirla en tantas subcuentas como gastos o costos deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de sueldos de administración, de alquileres, de limpieza, de depreciación, etc.
EGRESOS E INGRESOS DIVERSOS
En estas cuentas registraremos ciertos egresos e ingresos provenientes de operaciones diferentes a las normales de la empresa y que se obtienen con carácter extraordinario y distinto a las operaciones propias de cada empresa.
No seria correcto cargárselos a Gastos de Ventas o Administración, ni abonárselos a los productos de las ventas o servicios normales. Entre otras tendremos: Gastos Empréstitos; Ganancia en Emisión Acciones; Rentas de edificios; beneficios o pérdidas en ventas de activos fijos.
4. Teoría del Cargo y del Abono o Partida Doble (I)
Ecuación del Patrimonio (Ecuación Básica de la Contabilidad)
Activo = Pasivo + Capital
(Bienes y derechos) (Derechos de terceras personas) (Derecho del propietario)
Es la base fundamental de la Contabilidad para el registro de las operaciones. Su base es la ecuación del Patrimonio, A = P + C. Para que la ecuación esté en equilibrio es necesario:
- Que el Activo aumente por el lado izquierdo de la Cuenta (Debe) (Cargo)
- Que el Pasivo aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono)
- Que el Capital aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono)
Toda operación comercial o hecho contable conlleva a un intercambio de valores en sentido contrario, debe ser registrada de manera tal que afecte por lo menos a dos cuentas y que los cargos y abonos sean por importes iguales y debe ser analizada en sus elementos de Débitos (DEBE) y Créditos (HABER). El monto total de estos elementos en cada transacción es el mismo.
Debitar, Cargar: cuando se anotan cantidades en el lado izquierdo de la ecuación
Abonar, Acreditar: cuando se anotan cantidades en el lado derecho de la ecuación
